管理会社とは

　あなたは新築（または中古）マンションを購入して新居へ引っ越しました。マンションの玄関で迎えてくれた管理員さんに挨拶をすると、マンション管理会社から派遣されていることを知らされました。管理会社とはなにをする会社でしょうか。

１．管理会社は何をする会社

１．管理会社は何をする会社

　新築マンションの場合は、分譲会社が管理会社を選定してマンションの管理を委託しています。管理組合が行わなければならない業務は多岐にわたり、専門知識（法令など）も必要となります。多くの管理組合は、マンションの管理業務を専門に行う管理会社に業務を委託しています。

　管理会社は管理組合からマンション管理を受託した場合、「マンション管理委託契約」を締結して管理会社の業務範囲を明確にします。そして、管理会社は受託した業務を業務量に応じ、自社のマンション管理業務主任資格者に分担します。

　管理会社が管理すると言っても、多くの業務は専門教育を受けていないマンションに常駐している「管理員」が処理します。管理に関する業務や、管理会社への連絡業務も「管理員」が窓口にならざるを得ません。

　分譲会社や管理組合が管理業務を管理会社に委託しても、最終的なマンション管理の主体は管理組合にあります。管理会社は組合運営の状況に応じた事務支援と、助言を行う立場として組合を援助することとなります。

　管理会社は法令を遵守し、管理組合より委託を受けた業務を遂行します。マンションの建物・敷地および附属施設などの維持管理なども担当します。しかし、管理組合の役員たちから不満の声が多いのも事実です。

２．全部委託方式

　管理会社へ管理業務を委託する方法は、「全部委託方式」と「一部委託方式」の二種類あります。全部委託方式は、マンション管理に関わる業務を一括して管理会社に任せる方式です。新築時は烏合の衆のような状態ですから、分譲会社は全部委託方式にしています。

　全部委託方式の最大の長所は、「管理の品質」を維持できることとされています。マンションの管理業務を全て管理会社に任せた場合、管理組合（理事会）の役割は、組合運営に関する意思決定と管理会社が適正に業務を行っているかを、チェックすることが主たる役割となります。

　理事会役員の負担も大幅に軽減できるため、現在では多くの管理組合が選択する一般的な方式となっています。しかし、マンションの管理の原則からは逸脱した方法と言わざるを得ず、理事会はほとんどチェックをしていない場合が多いので問題が多い管理方法といえます。当然のことながら、積み立てた資金は湯水のように消えて行きます。

３．一部委託方式

　一部委託方式は、管理組合の会計業務など専門的な項目のみを管理会社に委託し、設備点検や清掃業務などを管理組合（理事会）が自ら発注する方式です。毎年業務費の見積もりを聴取して、継続契約にすれば難しいことはありません。

　このメリットは、管理組合が実施業者と直接契約することによりコストの削減が可能となります。組合支出を削減できることから、将来的には管理費等の値上げ率を抑えることにもつながるでしょう。私は経験上から一部委託方式をお勧めします。

　デメリットをあげると、発注業者への見積依頼・契約・実施業務の管理・確認などは、管理組合（理事会）が直接行わなければなりません。実務となることから、理事長や理事会の負担が大きいとやったことのない人は考えているようです。

４．法律に基づけば

　管理会社に委託する業務は、事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物・設備管理業務などです。事務管理業務は、管理組合の会計収支と調定、出納、マンションの維持または修繕に関する企画または実施の調整などです。

　事務管理業務とは基幹事務と基幹事務以外の業務に分類されます。基幹事務の主な業務として、収支予算・決算案の素案の作成、収支状況の報告、管理費等の収納、未収金の督促、経費の支払いなどがあります。

　基幹事務以外とされるのは、主に理事会や総会の開催や運営支援となります。その他にも、管理業務主任者以外のマンション担当者による建物巡回、組合名簿の作成や整理などがあります。

　清掃業務は、日常業務と特別清掃ですが、北海道の管理会社は「日常清掃」を管理員業務に含めています。日常清掃とは、管理員が日々の業務の中でマンション共用部（エントランスや廊下・階段など）の清掃を行うことです。

　定期清掃とは専門業者が専用の機械（ポリッシャーなど）を使用して、定期的（年に数回）共用部の清掃を行うことです。建物・設備管理業務は、マンションの建物、エレベーター、消防設備、給水設備、電気設備などの法定点検や保守点検を行います。

５．まとめ

　定期的にマンションの建物や附属施設の目視点検、給排水設備の衛生管理などは、入居者の安全と安心に密着した大切な業務となります。管理会社の職員が点検しているのを見ていると、私が職場で行っていた自主的な点検と比較してあまりにも簡単粗雑でした。

　不安になり、その道のプロに見積もりを依頼して立ち会うと、しっかり見てくれて管理会社の見積よりも安価なため、理事会と総会の承認を得て一部委託方式を採用しました。マンションの管理を管理会社に丸投げする全部委託方式は、費用の無駄遣いにならざるを得ないと云えます。

　区分所有者が納める管理費の用途は、これまでの説明でお分かりでしょう。管理組合の役員であるあなたは、どうせ他人のお金だからと考えますか。みんなのお金だから1円だって無駄にしたくないと考えますか。さあ、さあ、さあ、あなたはどう考えますか。

　あなたが次に読む記事は「管理業務主任とは」です。